Issues in front-end decision-making on projects

The importance of the front-end decision-making phase in projects is being increasingly recognized - the need to do the right project is on a par with doing the project right. This area is underrepresented in the literature, but there are a number of key themes that run throughout, identifying key issues or difficulties during this stage. This article looks at some of these themes and includes: the need for alignment between organizational strategy and the project concept; dealing with complexity, in particular the systemicity and interrelatedness within project decisions; consideration of the ambiguity implicit in all major projects; taking into account psychological and political biases within estimation of benefits and costs; consideration of the social geography and politics within decision-making groups; and preparation for the turbulence within the project environment, including the maintenance of strategic alignment

Investing for Impact. Lessons with the Norwegian State Project Model and the first ivvestment projects that have been subjected to external quality assurance

The report provides a description of the Norwegian State Project Model, also referred to as the government’s scheme for external quality assurance of major public investment projects (the QA scheme). The scheme was introduced year 2000 (QA1) and extended in 2005 (QA1). The first experiences can now be presented, mostly in the area of cost estimation and cost management (QA2). The results show that 80% of projects now remain within or on the Parliament approved cost frame. This is a very good result compared with what might be expected earlier. Evidence indicates that the QA2 scheme and the methodology used for cost estimation have had a positive effect. Some preliminary experience with quality assurance of the choice of concept (QA1) is also presented in the report.© The Concept research program 201

Front end Governance of Major Public Projects - Lessons with a Norwegian Quality Assurance Scheme

Governance regimes for major investment projects comprise the processes and systems that need to be in place on behalf of the financing party to ensure successful investments. This would typically include a regulatory framework to ensure adequate quality at entry, compliance with agreed objectives, management and resolution of issues that may arise during the project, etc., and standards for quality review of key governance documents. The challenges are abundant: How to ensure projects’ viability and relevance up-front; how to avoid hidden agendas during planning, underestimation of costs and overestimation of utility, unrealistic and inconsistent assumptions; how to secure essential planning data, adequate contract regimes, etc. This paper discusses measures in terms of governance regimes that might improve success in public investment projects. Success is defined at two levels; 1) operational (efficiency and cost control), and 2) strategic (effectiveness and viability) . As a special case, we present the Norwegian project governance regime applicable to major public projects, which has existed since year 2000. It comprises two quality assurance exercises in the front-end phase, aimed to ensure an adequate basis for the political go/no go decisions, but with no involvement during project implementation. The experience we have so far is positive and shows that the regime most likely leads to more successful projects at both levels.publishedVersion© The International Association for Sustainable Development and Management (IASDM) 2014

Sykehus, fregatter og skipstunnel:: Logisk minimalisme, rasjonalitet - og de avgjørende valg

Sett i etterkant er det ofte helt åpenbart hvorfor et investeringsprosjekt mislykkes. Det er også i mange tilfeller opplagt at dette burde vært oppdaget på forhånd slik at problemet kunne vært unngått. Denne studien ser nærmere på dette paradokset, og hvordan analyse og beslutning påvirker utfallet fra ideen oppstår til endelig vedtak om igangsetting av et investeringstiltak. Utgangspunktet for analysen er det en her har kalt prosjektets underliggende logikk. I rapporten drøftes tre aktuelle norske investeringsprosjekter. Formålet med denne casestudien er å legge grunnlaget for en større anlagt studie som kan bidra til tiltak for å sikre at den grunnleggende logikken i større grad enn tidligere identifiseres, synliggjøres og overlever gjennom tidligfasen

Mandater for konseptvalgutredninger. En gjennomgang av praksis.

publishedVersio

Statens prosjektmodell Bedre kostnadsstyring. Erfaringer med de første investeringstiltakene som har vært gjennom ekstern kvalitetssikring

Rapporten gir en beskrivelse av bakgrunnen for - og innholdet av - statens prosjektmodell, også omtalt som Finansdepartementets ordning for ekstern kvalitetssikring av store investeringsprosjekter (KS-ordningen). Ordningen ble innført i 2000 og utvidet i 2005, og en kan nå presentere de første erfaringene, fortrinnsvis på området kostnadsestimering og kostnadsstyring (KS2). Resultatene viser at 80 % av prosjektene nå holder seg innenfor eller på Stortingets vedtatte kostnadsramme. Dette er et meget godt resultat sammenliknet med hva en kunne forvente tidligere. Mye tyder på at KS2-ordningen og den metodikken som benyttes for kostnadsestimering har hatt positiv effekt. Noen foreløpige erfaringer med kvalitetssikring av konseptvalget (KS1) presenteres også i rapporten.© Concept-programmet 201

Governance schemes for major public investment projects: A comparative study of principles and practices in six countries.

This report compares the Norwegian scheme for quality assurance of major public projects, also referred to as the State Project Model, to similar schemes in five other OECD countries, i.e. Denmark, Sweden, the Netherlands, the UK and Canada (Quebec). The schemes have many features in common – all of them were introduced after the turn of the millennium and place governance responsibility at a high level in the political system. There are also a number of differences, for example with regard to who performs quality assurance, the delineation between technical matters and politics, as well as the scope of such schemes. The study shows that Norway and the Nordic countries have opted for schemes that are fairly simple, with intervention points in the front-end phase only and not during implementation, unlike the other countries. The study is primarily an overview, and it is too early to say anything about the effects of the other schemes, which are more recent than the Norwegian scheme.© The Concept research programme. The publication may be quoted freely with attributio

Etterevaluering av statlige investeringsprosjekter Konklusjoner, erfaringer og råd basert på pilotevaluering av fire prosjekter

Det investeres hvert år milliardbeløp i store investeringsprosjekter over statlige budsjetter. Eksemplene spenner fra veier og jernbaneanlegg, til signalbygg i kultursektor, nytt forsvarsmateriell og store IKT-prosjekter. Å vurdere om disse prosjektene er vellykkede og samfunnsnyttige, kan bare gjøres etter at de er avsluttet og kommet i driftsfasen. Slike evalueringer gjennomføres imidlertid i liten grad i dag. Vi har behov for bedre kunnskap om hvor godt statlige investeringsmidler omsettes til samfunnsnytte i Norge. Det bør derfor i langt større grad enn i dag gjennomføres systematiske etterevalueringer av statlige investeringsprosjekter. Den primære hensikten må være læring – både internt i statlige virksomheter og på tvers i staten, for å medvirke til forbedringer i fremtidige investeringsprosjekter. Concept-programmet driver følgeforskning på store investeringer som er underlagt krav om ekstern kvalitetssikring (KS-ordningen) og disse prosjektene er derfor et naturlig utgangspunkt for denne studien. For KS-prosjektene ligger det særlig godt til rette for systematisk læring ettersom resultatene av etterevalueringen (ex post) kan sammenholdes mot etatenes konseptvalgutreding og kvalitetssikrers vurderinger av prosjektene i forkant (ex ante). Vurderingene og anbefalingene i denne rapporten er likevel generelle og ment å være gyldig også for andre, mindre investeringsprosjekter.© Concept-programmet 201

Etterevaluering av byggeprosjektet Høgskolen i Bergen, samlokalisering på Kronstad

Denne rapporten dokumenterer resultatene av en etterevaluering av prosjektet Høgskolen i Bergen, Samlokalisering Kronstad. Prosjektet omfattet bygging av et stort høyskolebygg i bydelen Kronstad i Bergen, og hadde som formål å samlokalisere de ulike avdelingene til Høgskolen i Bergen (nå Høgskolen på Vestlandet (HVL), campus Bergen). Prosjektet gjennomgikk ekstern kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag (KS2) i 2006, ble vedtatt av Stortinget i 2009, og sto ferdig i 2014. Evalueringen er basert på Concepts evalueringsmodell, som er en målorientert modell supplert med en samfunnsøkonomisk analyse. Ved bruk av denne modellen ønsker vi å avdekke i hvilken grad de målene som ble satt da beslutningen om å gjennomføre prosjektet ble tatt, er oppnådd. I tillegg til at vi vurderer hvorvidt prosjektet er samfunnsøkonomisk lønnsomt. Modellen består av seks kriterier: produktivitet, måloppnåelse, andre virkninger, relevans, levedyktighet og samfunnsøkonomisk analyse. For hvert av kriteriene gis det en score fra 1 til 6 der 6 er best. Evalueringen baserer seg på dokumentgjennomgang, statistikk og dybdeintervjuer av nøkkelpersonell fra HVL Campus Bergen (tidligere HiB), Statsbygg, Kunnskapsdepartementet og Bergen kommune. Under følger en oppsummering av vår vurdering av de ulike kriteriene.publishedVersio

Lav prising – store valg En studie av underestimering av kostnader i prosjekters tidligfase

Denne rapporten fokuserer på økninger i kostnadsestimatene i prosjekters tidligfase – fra det første initiativet blir tatt til prosjektet blir vedtatt i Stortinget. Sagt på en annen måte - Hensikten er å belyse en problemstilling som i liten grad er diskutert i prosjektlitteraturen – nemlig den at kostnadsanslag i prosjekters tidligfase kan være avgjørende for om et prosjekt senere blir vedtatt eller ikke.© Forskningsprogrammet Concept. Publikasjonen kan siteres fritt med kildeangivelse